Effizienzsteigerungen im Overhead

25.09.2014

Bedingt durch die Marktentwicklungen der letzten Jahre hat der Ergebnisdruck in der Versorgungsbranche deutlich zugenommen. Als wesentliche Faktoren hierfür sind die zunehmende Regulierung des Netzgeschäfts, der sich weiter verschärfende Wettbewerb im Commodity-Vertrieb sowie bei einigen Energieversorgungsunternehmen (EVU) Engagements in der konventionellen Erzeugung (die häufig sogar „nicht mehr im Geld sind“) zu nennen. Hieraus entsteht bei vielen EVU die Notwendigkeit, alle Ansatzpunkte zur Sicherstellung der Ergebnisse zu überprüfen.

Der steigende Druck führt auch zu Handlungsbedarfen im Bereich „Overhead“ (z. B. Rechnungswesen, Controlling, Personalwesen, Facility Management, Informationstechnologie und Telekommunikation). Auswertungen bei einem durchschnittlichen Mehrsparten- Energieversorger (ohne Erzeugung / Beschaffung Commodity) haben gezeigt, dass der Overhead ca. 20% der gesamten Kosten (ohne Erzeugung und Energiebezug) beträgt. Die Overheadkosten sind in der Regel fix und schlagen bei Umsatz- und Margenrückgängen voll durch. Marktbefragungen im EVU-Umfeld haben jedoch gezeigt, dass aktuell den Optimierungspotenzialen im Overhead noch wenig Bedeutung beigemessen wird. Nur ca. 9 % der durchgeführten Optimierungsprojekte zielen auf Effizienzsteigerungen im Overhead-Bereich ab.

Zudem stiegen in den letzten Jahren gerade die Kosten im Overhead relativ am stärksten an. Dies ist vor allem durch die vom Regulator gewünschten Anpassungen der IT-Leistungen (z. B. durch GPKE, GeLi Gas, GaBi Gas, MaBis etc.) getrieben. Für die EVU ist es schwer, die Effizienz der Gemeinkostenblöcke, insbesondere im Overhead-Bereich, zu analysieren bzw. einer kontinuierlichen Verbesserung zu unterziehen. Klassische Budgetierungen bergen eher immanente Treiber für Ineffizienzen. Alternative Ansätze wie das Beyond Budgeting oder das Zero Based Budgeting haben sich in der Praxis nicht durchgesetzt. (Interne) Leistungsverrechnungen (ILV) sind in den allermeisten Fällen zu komplex und aufwendig. Zudem sind, aufgrund hoher Service Levels und Unternehmensspezifika, die Möglichkeiten zur Fremdvergabe eingeschränkt bzw. oft sind auch keine Marktpreise zum Quervergleich verfügbar.

So werden in der jüngeren Vergangenheit Effizienzsteigerungen im Overhead mittels eines mit dem EVU abgestimmten dreistufigen Vorgehens (Top-down) erkannt und umgesetzt. Zunächst werden im Rahmen einer Schwachstellenanalyse die Kosten und der Mitarbeitereinsatz im Overhead auf Ebene der kostenreibenden Prozesse überprüft, um ein möglicherweise vorhandenes Optimierungspotenzial zu ermitteln. Dabei wird auf aufwendige Detailprozessanalysen (IST-Erfassung bis hin zum SOLL-Abgleich) verzichtet und pragmatisch mittels Benchmarking vorgegangen, und zwar durch den Vergleich auf Prozessebene mit Daten ähnlich strukturierter EVU. Anschließend werden in einer zweiten Phase nur für die Prozesse, die im Benchmark signifikante Ineffizienzen zeigen, Maßnahmen diskutiert, mit deren Hilfe die Potenziale validiert werden (Maßnahmenableitung). Durch eine solch fokussierte Vorgehensweise werden Blindleistungen vermieden. Ineffizienzen zeigen sich z. B. häufig im Bereich des Facility Managements (Gebäudemanagement). Hier werden Leistungen im infrastrukturellen Bereich (z. B. Reinigung, Winterdienste, Pflege der Außenanlagen / Grünschnitt, Hausmeisterdienste, Kantine / Catering etc.) oft noch in Eigenleistung erbracht oder, wenn fremdvergeben, nicht gebündelt, sondern als Einzelposition ausgeschrieben. Praxisbeispiele zeigen hier Einsparpotenziale bis zu 10 % p.a. für die Gesamtkosten des infrastrukturellen Facility Managements, insbesondere durch Bündelung von Leistungen und effizientere Steuerung nur weniger Dienstleister nach klaren Service Levels.

Effizienzsteigerungspotenziale bei IT und Telekommunikation zeigen sich beispielhaft in Stundensätzen von IT-Dienstleistern oder einer fehlenden Bündelung der Telefonie-Verträge für alle Mitarbeiter und Gesellschaften (Festnetz, Mobil / Handy, Datenleitungen). Auch die Überarbeitung der IT-Lizenzkonzepte birgt Potenziale. Oft werden Lizenzen gar nicht mehr benötigt oder können gebündelt werden – viele Systemanbieter sind hier mittlerweile gesprächsbereit und offen im Sinne der Kundenbindung/ -zufriedenheit. Umsetzungsbeispiele zeigen hier jährliche Einsparpotenziale in Höhe von ca. 5 bis 10 % der Gesamtkosten.

Auch im Controlling sind in der Praxis immer wieder Prozess-Ineffizienzen, gerade im Rahmen der monatlich, quartalsweise oder jährlich stattfinden Reportingaktivitäten, zu beobachten. Fehlende Standardisierung, zu aufwendige Reports und eine oft unzureichende Datenbasis sorgen dafür, dass immer wieder Abstimmungs- und Korrekturschleifen durchzuführen sind.

Diese und weitere Maßnahmen (auch anderer Overhead-Bereiche) sind die Basis für umsetzungsreife Feinkonzeptionen, welche in einer dritten Phase punktuell erstellt werden. Der hier in groben Zügen gezeigte Drei-Phasen-Ansatz führt auf pragmatischem Wege relativ schnell zu stichhaltigen Hinweisen auf Schwächen im Overhead-Bereich und auf erfolgsversprechende Maßnahmen zu Behebung genau dieser Ineffizienzen.